Se conoce como “Libro contable” a un elemento que se utiliza para mantener un registro con datos financieros de todas las empresas y establecimientos de comercio.
Por medio de estos libros, se puede demostrar cómo es que se utiliza el capital y todas las remuneraciones que se han obtenido. Por ello, si eres contador público y que necesitas realizar un proceso de legalización de libros contables, pero no sabes cómo puedes hacerlo.
¡No te preocupes, te recomiendo leer este artículo! En él podrás encontrar todos los Requisitos Necesarios para Legalizar los Libros Contables en Perú.
Requisitos Para Legalizar Libros Contables En Perú
Todos los registros o libros contables de cualquier compañía son muy importantes para poder mantener un control de todas las ganancias que ha realizado dicha empresa.
Esto arroja como resultado, lo importante que es legalizar este documento. Para poder hacerlo, necesitarás algunos requisitos, como son los siguientes:
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- Documento de identidad. En formato original y de copia amplificada. Este deberá ser legible y clara.
- Documento de autorización. En su defecto, puedes hacer uso de un poder notariado por la empresa que se encargue de llevar los libros contables. Estos tienen una validez de 3 meses.
- RUC de la persona empleada o de la empresa en cuestión.
- Información encontrada en el último libro contable en formato de copia.
- Solicitud para realizar el registro.
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En caso de que por alguna razón se haya perdido el primer libro contable, puedes adjuntar una copia de la denuncia y la carta presentada al SUNAT en formato de copia.
Deberás presentar también el último folio en el que se pueda mostrar la legalización anterior.
¿Cómo Legalizar Libros Contables En Perú?
Muchas veces nos hacemos la pregunta de ¿Cómo puedo legalizar libros contables? Bueno, esta legalización deberá realizarse con un poder que se encuentre firmado por los dueños de la empresa en cualquier oficina que se encuentre dentro el país.
Este trámite, se realiza en plazos que duran entre dos y tres días hábiles, todos los libros deben ser entregados a los solicitantes en determinado plazo, en estos deberá estar el sello y la firma, para que cuente como una constancia de que se ha cumplido el registro.
Esta firma y sello deben encontrarse en la primera hoja del libro en cuestión. Por ello, deberás asegurarte de que todos los libros posean estos distintivos.
Los datos que se encuentren en estos libros contables, es importante que se encuentren escritos de forma clara y con base a la moneda que se utiliza en dichas transacciones, y además debe tener una correlación.
Lo que conocemos como libros contables, se encuentran diseñados para la distinta información que pueda encontrarse en ellos. Esto deberás tomarlo en cuenta para el momento en el que vayas a registrarlo.
Como ejemplo podemos tomar los libros contables que más se han utilizado y que deberán tener un registro del inventario, balance, diarios y más. También deberán encontrarse los datos de retención, ventas e ingresos, e incluir, los registros de caja y transacciones bancarias que se realicen.
Pasos A Seguir
Antes de poder conocer los pasos que deberán realizarse para legalizar los libres contables, primero deberás conocer el concepto de “Legalizar”.
Cuando nos referimos a “Legalizar Libros Contables” Esto se traduce como un trámite legal en la que la notaría pueda comprobar en forma de sello que una persona jurídica ha realizado una solicitud para realizar el registro.
Ahora sí, vamos con los pasos que debes realizar para poder legalizar los libros contables:
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- Para empezar, lo que debes realizar es presentar ante la notaría todos tus folios y registros, y realizar la solicitud de una legalización de libros contables.
- Lo siguiente, es completar todos los formularios que el registro brinda para poder esperar el lapso de tiempo que se necesita para poder retirarlo. Estos claramente, deberán ser días hábiles.
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NOTA: Este trámite normalmente dura entre dos y tres días, deberás asistir personalmente para retirarlo.
En caso de que mandes a un representante en tu lugar, lo que debes hacer, es asegurarte de poseer un poder para que puedas realizar sin problemas este trámite.
El proceso de legalización de libros contables, no necesita ningún tipo de pasos detallados además de los que hemos mencionado anteriormente. Lo más importante de todo es que realices la solicitud a tiempo y evites por completo cualquier tipo de problemas.
¿Cuál Es El Plazo Para Legalizar Los Libros Contables?
El Código de Comercio se encarga de establecer de forma obligatoria cuál es el proceso de legalización y registro de cada uno de los libros contables, estos libros no importa si provienen de alguna empresa, establecimiento o entidad bancaria.
Este tipo de registro deberá coincidir con toda la información y pagos de impuestos que haya sido cancelado durante el transcurso del año. De igual forma, se toma en cuenta la moneda que se utiliza y el origen de cada uno de los bienes, tanto los importados como los exportados.
Este proceso deberá realizarse cuatro meses luego de completar el último libro contable, de acuerdo a dos artículos del Código de Comercio Peruano, estos artículos son el 26 y el 329.
¿Por Qué Hay Que Legalizar Los Libros Contables?
Seguramente, ahora esté rondando en tu cabeza la pregunta “¿Por qué debemos legalizar los libros contables?”, bueno, cuando cualquier tipo de empresa se encargue de presentar y registrar los libros contables a tiempo, podrán evitar problemas de carácter legal que puedan presentarse en un futuro.
Con este registro, se puede evitar que todas las páginas de transacciones puedan ser sustituidas en cualquier momento.
En el caso de las sociedades mercantiles, estas deben tener todos sus libros contables, tanto registrados como legalizados, esto ayudara a que puedan evitar a toda costa los delitos financieros y los fraudes tributarios, de igual forma, podrán evitar la obtención de ganancias de origen fraudulento.
Otra razón para exigir el registro y legalización de los libros contables, es poder proteger la información escrita de cada manipulación y cambio de información.
Todas las leyes de pagos tributarias también toman en cuenta la correlación de todos los datos que se encuentran en los libros contables y todas las actividades financieras de alguna empresa o comercio.
Esto quiere decir, que en caso de que no se realice el registro diario y los balances puedes incurrir algún fraude y traer como consecuencia la aplicación de multas, e incluso, esto puede hacer que pierdas tu empresa.
Preguntas Frecuentes
Existen algunas preguntas importantes que al responder seguramente podrán ayudarte a conocer un poco más acerca de la legalización de libros contables, estas preguntas son las siguientes:
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- ¿Qué libros deberán ser legalizados?: Bueno, todos los libros que debes utilizar para poder registrar todas tus finanzas, ganancias y montos, son los siguientes: Libros auxiliares, de ventas e ingresos, libros diarios y de inventario, libros de actas y libros de transacciones bancarias.
- ¿En dónde puedo encontrar mucha más información sobre los registros y la legalización de libros contables?: Podrás consultar en una página web, toda la información relacionada a este tema, para ingresar a la página web ideal, sólo debes hacer clic aquí.
- ¿Es muy importante realizar la presentación de los libros contables anteriores en físico?: Bueno, realmente, es obligatorio entregar al menos uno de los folios anteriores que se encuentre tanto firmado como sellado.
- ¿Si no he logrado legalizar mis libros en el tiempo determinado, qué puede suceder?: Lo que puede suceder en caso de que no puedas entregar tus libros contables a tiempo para realizar la legalización es el pago de multas o sanciones fiscales.
- ¿Podrá rectificar datos de libros que se encuentren legalizados?: Para este caso, mi recomendación es que realices un fichero para rectificar, este deberá ser incluido como un nuevo archivo ante la entidad administrativo para poder realizar todas las correcciones que necesites realizar.
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Esperamos que para este punto, ya te sientas seguro de toda la información relacionada a la legalización de libros, ya que esto es un trámite bastante importante para cualquier tipo de empresa.
De igual forma, esperamos que la información relacionada a los Requisitos Necesarios para Legalizar Libros Contables resulte bastante útil para realizar este proceso.
¡Te deseo mucho éxito, nos vemos en la próxima!
