Toda persona que está bajo su cargo una empresa o comercio en donde se expenda mercancía, ésta debe ir acompañada de una factura, de acuerdo al Código de Comercio en Colombia, con el fin de cumplir con los requisitos legales al momento de la declaración.
Se deben considerar y seguir ciertos requisitos de una factura, todo esto bajo la legalidad emitida por el Estatuto Tributario Nacional, el cual será brevemente explicado en el siguiente artículo
De la misma manera, la persona que recibe la factura por la compra que realizó debe saber que se considera esta como un soporte legal, al momento de llevar a cabo un reclamo, de lo contrario no podrá efectuar dicho reembolso en caso de que lo requiriese.
Requisitos De Una Factura
[su_note note_color=»#ffd4ab» text_color=»#000000″]De acuerdo al Código de Comercio, artículo 774, se exponen los requisitos que debe contener una factura:[/su_note]
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- La fecha de vencimiento de la factura, al no estar reflejada se sobreentiende que deberá ser cancelada a los 30 días calendario, después de haber sido emitida y entregada al comprador.
- La Fecha recibida de la factura, en base al nombre o la firma de la persona que llevó a cabo la compra, y por ende va a recibirla.
- Se debe tener una original, que es entregada al comprador y la copia corresponde al ente que emite la factura, en donde se visualice que se hizo el pago y las condiciones de éste.[/su_list]
En caso de no poseer los requisitos suministrados por el Código de Comercio, el comercio no se perjudicará, sin embargo es necesario llevar a cabo la legalidad en todos los aspectos del negocio, ya que es importante al momento de la declaración de impuestos.
[su_note note_color=»#ffd4ab» text_color=»#000000″]El tener una factura con los requisitos antes descritos, posee una validez tanto fiscal como legal, siendo esta una prueba física de la actividad que se llevó a cabo.[/su_note]
Para Efectos Tributarios
A parte de los requisitos expuestos en el punto anterior, se tienen los requisitos por efecto tributario, ya que de esta manera se tendrá un soporte válido de la venta realizada.
Estos requisitos están soportados bajo el artículo 617, de acuerdo al Estatuto Tributario, en donde se señala lo siguiente:
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- Poseer un encabezado que se defina como una factura de venta.
- Se debe identificar quién está llevando a cabo la venta, colocando: apellidos, nombre o razón social y NIT.
- La identificación del comprador, de igual manera que el vendedor: apellidos, nombre o razón social, NIT y adicional, el IVA que éste cancela.
- Poseer una numeración consecutiva, que corresponden al registro de las facturas de venta.
- La fecha en la cual fue emitida la factura.
- Descripción del concepto de la compra que se llevó a cabo, o en caso tal si fue un servicio que se prestó.
- El monto total de la transacción que se hizo.
- Los datos de la imprenta que realizó la factura, el nombre o razón social, así como el NIT.
- Colocar el régimen al cual pertenece y la calidad del retenedor.[/su_list]
Debe tomarse en cuenta que antes de hacer la emisión de cualquier compra, previamente la persona deberá tener pre-impreso los 4 primeros requisitos antes mencionados, por medio de litografía, tipografía o en base a alguna técnica industrializada.
[su_note note_color=»#ffd4ab» text_color=»#000000″]En caso de no poseer se puede hacer la emisión de la factura haciendo uso de una computadora, siempre y cuando esté regido de acuerdo a las normativas establecidas en la ley.[/su_note]
Para que la factura tenga un soporte para efectos tributarios, deberá contar con una resolución de autorización emitida por la DIAN.
Debe tomarse en cuenta que al tener la factura emitida, números contiguos, esto facilita la verificación de la compra y a su vez para llevar a cabo la auditoria al momento que corresponda.
Para Efectos Comerciales
[su_note note_color=»#ffd4ab» text_color=»#000000″]Para efectos comerciales corresponde a lo expuesto en la pregunta de requisitos, y se basa de igual manera en el código de comercio, artículo 774, en donde se expone lo siguiente:[/su_note]
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- Contener la fecha de vencimiento de la factura.
- La fecha de la emisión de la factura, corresponde a la fecha en que se realizó la compra.
- Y por último poseer una copia de la factura, así como la original, que es entregada al comprador debe reflejar el monto del producto que se vendió o el servicio que se prestó, así como con todas sus respectivas condiciones ya mencionadas.[/su_list]
Para Soportar Costos
[su_note note_color=»#ffd4ab» text_color=»#000000″]Para el soporte de costos de una factura, deben tomarse ciertos detalles, los cuales no son tan amplios como los de efecto tributario, pero que de igual manera cumplen un requisito al momento de su emisión para el comprador:[/su_note]
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- Debe ser designada como factura de venta, en la parte superior de ésta.
- Los datos de aquella persona que realiza la emisión de la factura, como: el nombre o razón social y el NIT.
- Se debe indicar la calidad del retenedor del impuesto sobre la venta.[/su_list]
¿Qué Es Una Factura?
La factura, es un documento comercial en donde se registra toda la información concerniente a la venta que se realiza, o servicio prestado.
Por lo que se puede considerar como un documento de valor probatorio en donde se refleja la persona que presta el servicio y aquella que lo obtiene.
De esta manera es documento que puede usarse al momento de llevar a cabo una auditoría, la cual refleja el producto vendido, la cantidad que se vendió o el servicio que se llevó a cabo.
Posee una validación fiscal y legal, si se llevan a cabo todos los requisitos antes expuesto sobre la factura, así como el pago de los impuestos correspondientes.
Con la factura el vendedor la puede presentar en caso de que quiera exigir un pago que no se ha llevado a cabo, así como la emisión de ésta en donde se está en obligación toda empresa o autónomo.
Con esta información, el comprador puede llevar a cabo una devolución del producto, así como el vendedor y es justificante de la garantía que el producto o servicio que se esté prestando.
¿Para Qué Sirve?
[su_note note_color=»#ffd4ab» text_color=»#000000″]De acuerdo a la DIAN, la emisión de facturas sobre una compra realizada en una empresa o en un comercio autónomo; es aquel documento en donde se acredita, como propietario o aquella persona que adquirió el bien hacer uso de la garantía de éste.[/su_note]
La factura es aquella en donde ayuda al recaudo del IVA, Impuesto de Valor Agregado; aquel dinero que es destinado para la seguridad, la educación y la salud de los colombianos.
Este tipo de documento tiene como soporte aquellos gastos y costos que servirán para efecto tributario; estando relacionado con las operaciones de exportación que realice el comercio.
[su_note note_color=»#ffd4ab» text_color=»#000000″]De esta manera, se justifica a través de la emisión de una factura y se acredita la actividad comercial que se está llevando día a día en el comercio; de manera correcta y con bases legales por la DIAN y por el Código de Comercio.[/su_note]
Las facturas son importantes para:
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- Con la factura se pueden llevar a cabo reclamos o devolución del producto adquirido.
- O bien si no se llevó a cabo el pago por el comprador.
- Todas las empresas o comercio autónomos deben emitir facturas.
- Esta es necesaria para llevar a cabo una post-venta.
- En caso de tener un malentendido relacionado con la compra, la factura es un justificativo del producto y de la garantía del mismo.[/su_list]
Con la factura se puede justificar de manera fiscal; los ingresos y los gastos que son llevados a cabo en la empresa o en el negocio, ante Hacienda.
Un gasto que no haya sido respaldado con la emisión de una factura no puede considerarse como un gasto para efectos de pagos de tributos; por lo que no deberá estar incluido al momento de realizar la auditoría.
¿Por Qué Es Tan Importante?
La importancia en la emisión de facturas es un punto álgido en las empresas o comerciantes autónomos; ya que de esa manera se puede evadir el pago de los impuestos.
No solo por este aspecto han de obviarse la emisión de la factura; pero es necesario hacerlo para poder llevar una contaduría limpia dentro del negocio.
Lo que se vende o el servicio prestado, se contabiliza a través de éste documento; que luego servirá al momento de realizar la auditoría.
Se le está atribuyendo al producto o servicio expedido, el título valor de éste; así como la garantía al momento de venderlo y la devolución del mismo.
Es una manera de respaldar lo vendido en la empresa o en el comercio autónomo; así como el de justificar el impuesto que es pagado, ya incluido en el costo del producto o servicio prestado, que le corresponde.
[su_note note_color=»#ffd4ab» text_color=»#000000″]La no emisión de la factura al momento de la cancelación del producto quedará exento de pagar impuestos; lo que puede acarrear en una sanción por parte de la DIAN y el Código de Comercio, responsables del registro de la actividad de cada comercio o empresa.[/su_note]
Así que, la emisión de facturas nos pone de manifiesto la calidad del producto así como de la garantía; el deber que se tiene con el tener que pagar impuestos, y que el negocio está bajo los cimientos legales de los entes responsables.
Te Deseamos Éxito!!
